MADDE 1 — AMAÇ, KAPSAM VE ROLLER
1.1. Bu Politika, PatientPort Platformu'nda işlenen kişisel verilerin saklama sürelerini ve imha yöntemlerini belirler. 1.2. PatientPort, kliniklerin hasta/personel verileri bakımından Veri İşleyen; kendi müşterilerinin (klinik yetkilileri), tanıtım sitesi ziyaretçilerinin ve demo talep edenlerin verileri bakımından Veri Sorumlusu'dur. 1.3. Hasta verilerinin saklama süresine Veri Sorumlusu Klinik karar verir; bu Politika Klinik'e önerilen süreleri ve PatientPort'un kendi yükümlülüklerini açıklar.
MADDE 2 — HUKUKİ DAYANAKLAR
6698 sayılı KVKK m.7 ve m.12; Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik; 1219 sayılı Tababet Kanunu ve Sağlık Bakanlığı tıbbi kayıt mevzuatı; 213 sayılı VUK ve 6102 sayılı TTK m.82 (10 yıl); 6098 sayılı TBK m.146 (10 yıl genel zamanaşımı); 5651 sayılı Kanun (trafik kayıtları); GDPR m.5/1-e ve m.17.
MADDE 3 — SAKLAMA SÜRELERİ TABLOSU
| Veri kategorisi | Saklama süresi | İmha yöntemi / periyot |
|---|---|---|
| Hasta kimlik, iletişim, tedavi, anamnez, ilaç, ödeme kayıtları | Veri Sorumlusu Klinik belirler; tıbbi kayıt mevzuatı gereği (genel uygulama 20 yıl) Klinik kendi arşivinde saklar. PatientPort: abonelik bitiminden 30 gün sonra siler/anonimleştirir (DPA m.10). | Klinik talebiyle anonimleştirme aracı; abonelik bitiminde silme |
| Giriş denemeleri, işlem geçmişi, hata kayıtları, bildirim gönderim kayıtları | 2 yıl | Günlük otomatik temizlik (cron) |
| Klinik kayıt geçmişi (audit_logs) | 2 yıl | Günlük otomatik temizlik (cron) |
| Elektronik onay / açık rıza kayıtları (consent_logs) | Sözleşme ilişkisi sona erdikten sonra 10 yıl (TBK genel zamanaşımı; ispat yükü) | Otomatik silinmez; yıllık manuel gözden geçirme |
| Platform müşteri (klinik) hesap ve fatura bilgileri | 10 yıl (VUK, TTK m.82) | Yıllık gözden geçirme |
| Tanıtım sitesi demo talepleri | 2 yıl | Yıllık gözden geçirme |
| Personel bildirim kutusu (staff_notifications) | 2 yıl | Günlük otomatik temizlik (cron); kullanıcı "Temizle" ile kendi listesinden gizler |
| Referans önerileri (hastanın önerdiği, hasta olmayan kişiler: ad, telefon, not) | "Olmadı" işaretlenince 30 gün; sonuçsuz kalan öneri 1 yıl; kişi istemezse hemen | Günlük otomatik silme (cron); Klinik yöneticisi listeden elle de silebilir |
| Referans ödülleri, hastaya ödenen ya da bakiyeden düşülen tutarlar | Öneren hastanın kaydıyla birlikte (Veri Sorumlusu Klinik belirler) | Hasta kaydı silinince birlikte silinir |
| Tedavi planları ve fiyat teklifleri (hasta kartına bağlı), hastanın teklif onay kaydı | Hasta kaydıyla birlikte (Veri Sorumlusu Klinik belirler); onaylanmış plan değiştirilemez, hasta kaydı silinene kadar teklif kabulünün kanıtı olarak saklanır | Hasta kaydı silinince birlikte silinir; abonelik bitiminde DPA m.10 |
| Henüz hasta olmayan kişiler için hazırlanan planlar (ad, telefon, plan içeriği) | Amaç sona erene kadar; Klinik'e önerilen azami süre 1 yıl; kişi istemezse hemen | Klinik yöneticisi Tedavi Planları sayfasından siler |
| Hasta başı masraf kayıtları (tür, tutar, tarih, kısa not; yalnız Klinik yöneticileri görür) | Hasta kaydıyla birlikte (Veri Sorumlusu Klinik belirler) | Klinik yöneticisi kayıttan siler; hasta kaydı silinince birlikte silinir; abonelik bitiminde DPA m.10 |
| Şifreli veritabanı ve dosya yedekleri | 7 gün (dönen yedek); Storage'dan silinen dosyanın şifreli kopyası en fazla 7 gün | Yedekleme programı eski kopyaları her çalışmada otomatik siler |
MADDE 4 — İMHA YÖNTEMLERİ
4.1. Silme: Kaydın yetkili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi (yazılımsal silme) ve ardından veritabanından kaldırılması. Yedekler kendi döngüsünde (7 gün) devreden çıkar; şifreli yedek kopyalar yedekleme programı tarafından otomatik silinir.
4.2. Anonimleştirme (Klinik süper yöneticisinin yazılı talebiyle PatientPort tarafından, en geç 5 iş günü içinde uygulanır — patientport_anonymize_patient): ad soyad → baş harfler ("James Whitmore" → "J*** W***"); telefon → ülke kodu ve ilk rakamlar hariç maskeleme ("+44 7911 ******"); pasaport/kimlik numarası, e-posta, serbest notlar, anamnez metni ve yanıtları, uçuş bilgileri silinir; portal erişim kodu rastgele yenilenir (hasta portalına giriş imkânsız olur); bildirim aboneliği kaldırılır; yorum metni silinir. İşlem geri döndürülemez ve Klinik kayıt geçmişine yazılır. Tedavi türü, tarihler ve tutarlar klinik istatistiği için kimliksiz kalır.
4.3. Yok etme: Depolama alanındaki dosyaların (hasta belgeleri, klinik görselleri) kalıcı silinmesi; sağlayıcı düzeyinde fiziksel imha sağlayıcının sertifikalı süreçleriyle yapılır.
MADDE 5 — PERİYODİK İMHA VE OTOMASYON
5.1. Otomatik: Günlük çalışan görev (lib/daily.mjs → runRetention), 2 yılı aşan giriş denemesi, işlem geçmişi, hata, bildirim ve personel bildirim kutusu kayıtlarını siler. 5.2. Manuel: PatientPort yılda iki kez (Ocak ve Temmuz) saklama tablosunu gözden geçirir; aboneliği sona ermiş kliniklerin verilerini Madde 3'teki süreler sonunda siler/anonimleştirir ve işlemi kayıt altına alır. 5.3. Klinik, kendi hastaları için Platform'daki silme aracını dilediği zaman kullanabilir, anonimleştirmeyi yazılı olarak talep edebilir; ilgili kişi talepleri en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
5.3. Referans önerileri: aynı günlük görev, "Olmadı" işaretlenmiş önerileri 30 gün sonra, hasta olmadan kalan önerileri 1 yıl sonra siler (kayıt olan kişinin önerisi hasta kaydına bağlı kalır).
MADDE 6 — SORUMLULAR
PatientPort tarafında Politika'nın uygulanmasından Tolunay Yaşar (işletme sahibi, veri koruma sorumlusu) sorumludur; Klinik tarafında Klinik'in süper yöneticisi. Politika yılda bir ve mevzuat değişikliğinde güncellenir; güncel sürüm https://app.patientport.com.tr/yasal/ adresinde yayımlanır.